Dans l'énoncé qui suit, le terme " établissements " représente le Centre des congrès de Québec et le Hilton Québec. D'autres établissements peuvent s'appliquer.
Tous les aménagements de salles, les demandes de restauration et les besoins audiovisuels seront effectués par l'équipe de planification du CIMU. Nous vous prions de ne pas contacter directement les sites pour votre événement au CIMU 2023. Certaines exceptions peuvent s'appliquer avec l'accord du CIMU.
Toutes les demandes spécifiques de salles, d'installations et d'horaires d'événements seront prises en compte ; cependant, l'équipe de planification du CIMU se réserve le droit d'ajuster, si nécessaire.
L'attribution des salles peut être modifiée jusqu'au jour de l'événement.
Restauration
Toutes les commandes de restauration doivent être envoyées à l'équipe de planification du CIMU au plus tard le vendredi 3 mars 2023.
Tous les aliments et boissons servis doivent être fournis par les établissements. Si de la nourriture extérieure est apportée dans les salles de réception, toute amende encourue par l'hôtel ou le centre de conférence sera redirigée vers l'organisation assignée à la salle où se déroule l’événement.
Audiovisuel (AV)
Les exigences AV initiales seront fournies au CIMU avec cette demande.
Tout le matériel audiovisuel doit être commandé par le CIMU par l'intermédiaire du fournisseur audiovisuel du CIMU.
L'utilisation d'équipements personnels, tels que des ordinateurs portables et des projecteurs, est autorisée avec l'approbation du CIMU.
Le coût de la main d’œuvre pour le montage et le démontage AV sera facturé au commanditaire après la conférence en fonction de la taille, de la complexité et de la durée de l'événement.
Configuration de la salle
Afin d'accueillir le plus grand nombre de groupes, il se peut que la ou les configurations de salle demandées ne soient pas disponibles si le temps manque pour retourner l'espace réservé.
Le CIMU se réserve le droit de modifier la configuration ou de déplacer un événement si nécessaire. Le CIMU communiquera tout changement au coordinateur de la fonction.
Programme final en ligne et application mobile
Les titres des séances, le nom des présidents/co-présidents et les autres renseignements relatifs aux activités (y compris les changements demandés par rapport au programme préliminaire) doivent être reçus au plus tard le vendredi 3 mars 2023.
Date limite
Toute modification du nombre de délégués participant à des activités individuelles, des exigences audiovisuelles, des besoins en matière de restauration ou de la configuration des salles de réception doit être communiquée à l'équipe de planification du CIMU avant 2023.
Il se peut que des changements ne soient pas possibles après cette date, mais nous ferons de notre mieux pour tenir compte de toute circonstance imprévue.
Annulations
Une fois qu'un courriel de confirmation de l'équipe du CIMU a été envoyé au planificateur ou à la planificatrice de la réunion, la réunion est confirmée.
Renonciation à la responsabilité
Le CIMU n'aura aucune responsabilité si les réunions ou événements sur place sont retardés, modifiés ou annulés à tout moment en raison, en tout ou en partie, d'un cas de force majeure, d'un incendie, d'une inondation, d'une catastrophe naturelle, d'une guerre ou d'une menace de guerre, d'actes ou de menaces de terrorisme, de troubles civils, de grèves non autorisées, d'une réglementation ou d'un avis gouvernemental, de menaces sanitaires reconnues telles que déterminées par l'Organisation mondiale de la santé, les Centers for Disease Control, l'Agence de la santé publique du Canada ou les autorités gouvernementales locales ou les agences de santé (y compris, mais sans s'y limiter, les menaces sanitaires liées à la COVID-19, à la grippe H1N1 ou à des maladies infectieuses similaires), la réduction des moyens de transport, ou tout autre événement similaire hors du contrôle raisonnable du CIMU, qu'il soit similaire ou différent des causes énumérées ci-dessus.
Facturation
Les frais de restauration, de location de salle et d'audiovisuel sont à la charge du commanditaire et seront facturés par le CIMU après la conférence.
Les coûts comprennent
Frais de restauration + taxe (TPS 5 % et TVQ 9,975 %) + frais d'administration/gratuités (17 %)
Frais audiovisuels + taxe (TPS 5 % et TVQ 9,975 % )
Frais de main d'œuvre (doit faire l'objet d'un devis en fonction de l'équipement demandé)
Frais de location de salle (250 à 450 $)
Le paiement relatif à votre événement doit être reçu au plus tard 30 jours après l'émission de la facture finale par l'AFMC.
