ICAM 2024 Event Request Form

Détails de la réservation

tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans le programme du CIMU et pour le public

Please note that all plenary sessions are taking place during the listed times below. We would encourage you to plan your event outside of these times to enjoy the exceptional speakers.
Dates et heures d'interdiction :

• le vendredi 12 avril, de 15 h à 16 h 30
• le samedi 13 avril, de 13 h à 14 h
• Sunday, April 14 15:00-16:00
• le lundi 15 avril, de 13 h à 14 h 30

Personnel

Président(e)

Fait référence à l’hôte de l’événement sur le lieu du CIMU 2024, non à la personne qui organise l'événement.

Coprésident (le cas échéant)

Coordonnateur(trice) de l'événement

Le coordinateur/La coordonnatrice de l'événement est le point de contact pour toute question concernant l'installation, l'audiovisuel, la restauration et/ou toute autre question logistique entourant l'événement.

Frais de location pour les réunions

Nourriture & Boissons

Audiovisuel

Veuillez indiquer si vous avez besoin de l'une des composantes audiovisuelles suivantes :

NOTE : Les estimations de coûts sont fournies, mais sont susceptibles d'être modifiées ou augmentées si des personnalisations ou des ajustements supplémentaires sont demandés.

Forfait salle de réunion standard

• Écran trépied de 8 pieds, projecteur LCD et chariot de 42 pouces
• Micros de podium et système de sonorisation - (comprend un mixeur, 2 haut-parleurs alimentés et un support, ainsi qu'un branchement audio sur PC)
• Main-d'œuvre pour le montage et le démontage

25 participants et moins
Réunion avec caméra de type hibou (OWL) – 389,50 $ (uniquement disponible pour les formes en U ou les carrés creux)

26 participants et plus
Caméra, trépied, cartes d'acquisition audio et vidéo - 650,50 $

Compléments disponibles

Tous les coûts indiqués correspondent à des prix par jour et sont soumis à la taxe de vente (5%) du fournisseur AV.

Directives ou demandes supplémentaires

Facturation Financière

Fournir ci-dessous les coordonnées de la personne à qui sera envoyée la facture finale au terme du CIMU 2024.

Modalités et conditions

Toutes les demandes d'événements sont traitées selon le principe du "premier arrivé, premier servi". Le nombre de salles étant limité, notre équipe fera de son mieux pour répondre à vos besoins, mais nous ne pouvons pas garantir la disponibilité de l'espace.

Dans la déclaration suivante, on désigne par « établissements hôtes » le Fairmont Hotel Vancouver et le Hyatt Regency Vancouver. On pourra se tourner vers d'autres établissements si l'espace disponible dans les établissements hôtes susmentionnés venait à manquer.

L'équipe de planification du CIMU s'occupera de la disposition des salles, des demandes relatives à la restauration et des besoins audiovisuels. Prière de ne pas communiquer directement avec les établissements hôtes en ce qui concerne votre événement au CIMU 2024. Certaines exceptions peuvent s'appliquer avec l'accord du CIMU.

Toutes les demandes spécifiques de salles, d'installations et d'horaires d'événements seront prises en compte ; cependant, l'équipe de planification du CIMU se réserve le droit d'ajuster, si nécessaire.

L'attribution des salles peut être modifiée jusqu'au jour de l'événement.

Restauration

Toutes les commandes de restauration doivent être envoyées à l'équipe de planification du CIMU au plus tard le vendredi 3 mars 2024. Tous les aliments et boissons servis doivent être fournis par les établissements hôtes. Si de la nourriture extérieure est introduite dans les salles de réunion, toute amende infligée par l'hôtel ou le centre de conférence sera reversée à l'organisation responsable de la salle de réunion.

Audiovisuel (AV)

Les exigences initiales en matière d'audiovisuel seront fournies au CIMU avec cette demande. Tout l'équipement audiovisuel doit être commandé par le CIMU par l'intermédiaire de son fournisseur audiovisuel. L'utilisation d'équipement personnel, tel que des ordinateurs portables et des projecteurs, est autorisée avec l'approbation du CIMU. La main-d'œuvre audiovisuelle supplémentaire sera facturée à l’auteur de la commande si des modifications sont apportées sur place à la commande relative à l'événement.

Configuration de la salle

Afin d'accueillir le plus grand nombre de groupes, il se peut que la ou les configurations de salle demandées ne soient pas disponibles si le temps imparti pour modifier l'espace réservé n'est pas suffisant. LE CIMU se réserve le droit de modifier la configuration ou de déplacer un événement si nécessaire. LE CIMU communiquera tout changement au coordonnateur de l'événement.

Programme final en ligne et application mobile

Les titres des séances, les noms des présidents/coprésidents et les autres renseignements relatifs à l’événement (y compris les changements demandés dans le programme préliminaire) doivent être reçus au plus tard le vendredi 8 mars 2024.

Date limite

Toutes les modifications concernant le nombre de délégués participant à des événements individuels, les besoins audiovisuels, les besoins en matière de restauration ou la configuration des salles de réception doivent être communiqués à l'équipe de planification du CIMU avant le vendredi 15 mars 2024. Il sera peut-être impossible de procéder à des modifications après cette date, mais nous ferons de notre mieux pour tenir compte des circonstances imprévues.

Le paiement relatif à votre événement doit être reçu au plus tard 30 jours après l'émission de la facture finale par l'AFMC.

Pour que la réservation de votre événement soit finalisée, l'équipe du CIMU vous enverra un contrat de service final pour confirmation. Veuillez prévoir un délai de 10 jours ouvrables pour recevoir une réponse à votre demande initiale. Si vous souhaitez joindre quelqu'un au sujet de votre demande, prière d’envoyer un message à events@afmc.ca.